Ссылки:

ИП ОХС от 29 дек. 1982ПА II Переcм. 21.01.91 Серия «Административное ноу-хау», 45 Серия «Руководитель», 24 Серия «Организация», 45 Серия «Эсто», 45 ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ

ИП ОХС от 31 июля 1983 II Серия «Административное ноу-хау», 49 Серия «Руководитель», 27 Серия «Организация», 47 Серия «Эсто», 48 ВЕЛИЧАЙШЕЕ ДОСТИЖЕНИЕ В ОБЛАСТИ ИНСТРУМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ

(Refs:

• HCO PL 29 Dec. 82R Rev. 30 July 83 Org Series 64RБ Executive Series 36R, Esto Series 54RБ Admin Know-How Series 44R THE TOOLS OF MANAGEMENT

1. АДМИНИСТРАТИВНАЯ ШКАЛА: Эта шкала предназначена для использования. Она показывает последовательность (и относительный приоритет) компонентов, имеющих отношение к организации. Данная шкала включает в себя следующие компоненты, расположенные по порядку сверху вниз: цели, замыслы, оргполитика, планы, программы, проекты, приказы, идеальные картины, статистики и ценные конечные продукты. Шкала прорабатывается вниз и вверх до тех пор, пока каждый из пунктов не будет полностью согласован с остальными пунктами. Короче говоря, чтобы добиться успеха, каждый пункт на шкале в отношении какого-либо предмета должен быть согласован со всеми остальными пунктами шкалы в отношении этого же предмета.

2. ОРГПОЛИТИКА В ОТНОШЕНИИ ЗАДАЧ: Серия инструктивных писем, которые описывают каждый тип задач и то, каким образом штатные сотрудники, руководители и персонал, занятый управлением, должны применять их, чтобы добиться выполнения работы.

THE FIRST THING AN EXECUTIVE OR MANAGER AT ANY LEVEL NEEDS TO KNOW IS THAT HE HAS TOOLS WITH WHICH TO MANAGE.

3. СТРАТЕГИЧЕСКИЕ ПЛАНЫ: СТРАТЕГИЧЕСКИЙ ПЛАН – это изложение намечаемых планов достижения какого-то выраженного в общих чертах предмета стремлений. Неотъемлемой частью определения данного понятия является идея разумного использования ресурсов или маневрирования с целью перехитрить врага или преодолеть существующие препятствия на пути к достижению цели. Центральная стратегия разрабатывается наверху и, подобно зонтику, накрывает те инстанции, которые находятся ниже.

This applies to top levels of management, to middle-management echelons and in every org from the CO or ED down through the Exec Council and every head of a division or department.

4. ПРОГРАММЫ: ПРОГРАММА –это последовательность шагов, ведущих к выполнению плана. Программы составляются из задач всевозможных типов, которые скоординированы между собой и выполняются вовремя.

5. ПРОЕКТЫ: ПРОЕКТ – это представленная в письменном виде последовательность шагов, предназначенных для того, чтобы выполнить один шаг программы, которые, если им следовать, приведут к полному и успешному выполнению задачи программы.

This datum is the result of a recent, eye-opening breakthrough.

6. ПРИКАЗЫ: ПРИКАЗ – это указание или команда, отданные уполномоченным лицом человеку или группе, на которых распространяются его полномочия. Это устное или письменное распоряжение выполнить шаг программы или применить общую оргполитику, поступающее от уполномоченного лица нижнего уровня или же специально назначенного уполномоченного лица. Некоторые пункты программ настолько просты, что они сами по себе являются приказами, или же приказ может быть наброском проекта. Подразумевается, что приказы идут от начальников к подчинённым.

The breakthrough was not a matter of discovering or developing or improving the materials which make up the tools of management. Org boards, the Admin Scale, target policy, planning and programing, statistics, graphs and conditions (to name a few of these tools) have been a part of our technology, well-defined, available for use and used for quite some years now.

Все приказы какого бы то ни было вида – телексы, послания или приказы на миссию – должны согласовываться с намерением командования, которое существует на данный момент и изложено письменно. Вы можете разрушить организацию, выпуская приказы, которые не ясны и не согласовываются с этим намерением. Согласовывайте ваши приказы! Делайте их ясными!

THE BREAKTHROUGH WAS IN DISCOVERING THAT A GREAT MANY EXECUTIVES DID NOT LOOK UPON THESE AS TOOLS.

7. ДОКЛАДЫ ОБ ИСПОЛНЕНИИ: ДОКЛАД ОБ ИСПОЛНЕНИИ – это доклад человеку, издавшему приказ, о том, что приказ выполнен и этот цикл завершён. Это не начатый цикл и не цикл в процессе выполнения; это цикл, который завершён и о котором человеку, издавшему приказ, сообщено, что он завершён.

But unless one does recognize them as tools, unless one actually puts them in the category of tools, like rakes and shovels and wheelbarrows, he is apt to think of them as opinions or theories or something of the sort. He won’t recognize that he does have actual tools with which to manage. And, not realizing this, he won’t USE them in managing.

Когда руководитель или управляющий принимает «сделано» или «выполнено» в качестве доклада об исполнении приказа и называет это исполнением, неисполнение может оказаться незамеченным. Поэтому необходимо

Such a scene could be compared to somebody building a house who didn’t even know he was trying to build a house and, should this be pointed out to him, he would look at hammers and saws as if they were total strangers. He wouldn’t wind up with a house.

1) требовать подробный доклад об исполнении для каждого приказа и

Any activity has its tools. And if one is going to engage in an activity, he had better know what its tools are and that they are for use.

2) получать доказательства исполнения, которые прикрепляют к докладу.

Подобными доказательствами могут быть копии действительных материалов, требовавшихся в соответствии с приказом и добытых, корешки билетов, квитанции, бумага, заверенная подписью и указывающая время и место выполнения какого-то действия, и т.д. Доказательства – это данные, которые «регистрируют» тот факт, что что-то «сделано», так что кто-то другой тоже может увидеть, что это сделано.

We are rich in management tools but the most fundamental of them, required for use at any executive level from the highest to the lowest, are these:

Ответственность коммуникаторов ЛРХ, представителей Флага и руководителей – проверять доклады о сделанном и добиваться, чтобы это было сделано. Честное исполнение программ, составленных в соответствии с оценкой, жизненно важно.

• ADMIN SCALE

8. ТЕРМИНАЛЫ: ТЕРМИНАЛОМ является нечто, имеющее массу и значимость, что инициирует, получает, передаёт и меняет частицы на линии потока. Пост, или терминал, – это ответственность, которая была возложена на человека, или та область деятельности, которая была ему поручена и которая частично находится под надзором руководителя.

Фиксированный терминал остаётся на одном и том же месте, справляется с конкретными обязанностями, получает коммуникацию, обрабатывает её и отправляет дальше.

Работа на линейном посту связана с линиями организации; он следит за тем, чтобы они работали слаженно, сглаживает любые «неровности» на линиях, поддерживает беспрепятственный поток частиц от одного поста к другому. Работа линейного поста связана с потоком частиц на линиях и не обязательно с фиксированными терминалами, которые находятся на концах этих линий.

9. ЛИНИИ: ЛИНИЯ – это маршрут, по которому частица в организации движется от одного терминала к другому; фиксированное расположение терминалов, которые инициируют и получают или получают и передают приказы, информацию или другие частицы.

КОМАНДНАЯ ЛИНИЯ является линией, по которой движутся приказы и решения руководящих органов. Она является вертикальной. Направление вверх по этой линии используется для получения разрешений или санкций, которые не являются обычными, либо для информирования, либо для важных действий, либо для докладов об исполнении. Направление вниз по ней используется для приказов.

КОММУНИКАЦИОННАЯ ЛИНИЯ является линией, по которой движутся частицы; это любая последовательность точек, по которым может передаваться сообщение любого характера. Она является горизонтальной.

Самое важное в организации – это её линии и терминалы. Если не будет в наличии линий и терминалов, расположенных согласно точной и известной системе, организация вообще не сможет работать. Когда все линии будут в наличии и люди будут носить свои шляпы, по линиям будут течь потоки.

10. ОРГСХЕМЫ: ОРГСХЕМА (ОРГАНИЗУЮЩАЯ СХЕМА) – схема, на которой показаны функции, обязанности, последовательность действий и полномочия в организации. Оргсхема показывает модель организации, необходимой для получения продукта. Это схема расположения терминалов и их потоков. Мы видим эти терминалы в виде «постов» или положений на оргсхеме. Каждый из них – это шляпа. Между этими шляпами существует поток. Результатом всей оргсхемы является продукт. Продукт каждой шляпы, представленной на этой оргсхеме, складывается в общий продукт организации.

11. ШЛЯПЫ: ШЛЯПА – это термин, используемый по отношению к записям, контрольным листам и подборкам материалов, в которых изложены цели, ноу-хау и обязанности поста. Шляпа находится в папках и подборках материалов курса, и человека обучают шляпе того поста, который он занимает. В ШЛЯПЕ указано, чем является данный терминал в организации, что этот терминал контролирует, а также какие потоки данный терминал направляет. ОШЛЯПЛИВАНИЕ – это действие по обучению человека, которое проводится по контрольному листу и подборке материалов, предназначенных для его поста.

12. ТЕЛЕКСЫ: ТЕЛЕКС – это сообщение, посылаемое и получаемое с помощью телексных машин на специальных пунктах, связанных друг с другом. Это быстрый метод коммуникации наподобие телеграмм или каблограмм.

Пользуйтесь телексами так же, как если бы вы отправляли телеграммы. Важнейшими факторами являются чёткое изложение и скорость. Стоимость стоит на третьем месте, а безопасность – на четвёртом. Все они важны, но располагаются именно в таком порядке.

Телексы должны быть сформулированы настолько ясно, чтобы любой человек в организации мог прочитать их и понять. Вы должны взять ответственность за оба конца коммуникационной линии. Ваше сообщение (телекс) должно быть написано так, чтобы оно побуждало к исполнению или ответу без дальнейших запросов и ИСР. В телексах, направляемых по коммуникационным линиям на большое расстояние, запрещено использовать энтэту.

Не используйте телекс, когда можно обойтись посланием. Коммуникация, не являющаяся срочной, забивает телексные линии. НЕ посылайте по телексу сообщения, относящиеся к материально-техническому обеспечению. Телексные линии должны использоваться только для коммуникации, относящейся к операциям.

13. ПОСЛАНИЯ: ПОСЛАНИЕ – это письменное сообщение, в особенности официальная коммуникация. Когда вы пишете послание, адресуйте его ПОСТУ, а не человеку. На послании поставьте дату. Направляйте его только шляпе, указывайте отдел, секцию и организацию, в которых она находится. В верхней части послания указывайте все промежуточные точки. Пометьте стрелкой первого получателя. Подпишитесь своим именем, а также укажите шляпу, которую вы носите, когда пишете послание.

Как и телексы, послания должны быть написаны настолько ясно, чтобы любой другой человек в организации мог прочитать их и понять.

Отправитель берёт ответственность за оба конца коммуникационной линии. И, как и в телексах, в посланиях, передаваемых по коммуникационным линиям на большое расстояние, запрещено использовать энтэту.

14. СТАТИСТИКИ: СТАТИСТИКА – это количество или объём чего-либо в сравнении с более ранним количеством или объёмом того же самого. Статистики относятся к количеству сделанной работы или к её денежной стоимости. Статистики – это единственная обоснованная система оценки любого производства, работы или деятельности. Они говорят о производстве.

Они определяют, что было сделано. Таким образом, можно управлять на основе статистик. Когда управление ведётся на основе статистик, их необходимо изучать и оценивать вместе с другими статистиками, имеющими к ним отношение.

15. ГРАФИКИ: ГРАФИК – это линия или диаграмма, показывающая, как одна количественная величина зависит от другой, соотносится с ней или изменяет её. Это любое графическое изображение, используемое для того, чтобы показать количественные соотношения.

Each of these fundamental tools is defined and covered briefly in HCO PL 31 July 1983, BASIC MANAGEMENT TOOLS.

16. СОСТОЯНИЯ: СОСТОЯНИЕ – это положение, в котором находится деятельность. С организационной точки зрения, это положение, в котором находится деятельность, и, как это ни странно, в МЭСТ-вселенной есть несколько формул, связанных с этими положениями. Таблица состояний, если рассматривать её от нижней точки до верхней, включает состояния Замешательства, Предательства, Врага, Сомнения, Помехи, Несуществования, Опасности, Чрезвычайного положения, Нормальной деятельности, Изобилия и Могущества или Смены власти. Существует закон, справедливый для этой вселенной, согласно которому, если кто-то не определяет правильно состояние, в котором он находится, и не применяет его формулу к своей деятельности или если он назначает и применяет неверное состояние, происходит следующее: он неизбежно падает на одно состояние ниже того, в котором он действительно находится. Необходимо выполнять шаги формулы состояния, чтобы улучшить своё состояние.

None of these are complicated. They are actually SIMPLE but VITALLY, VITALLY IMPORTANT.

17. ПАПКИ ШТАТНЫХ СОТРУДНИКОВ: ПАПКА ШТАТНОГО СОТРУДНИКА заводится на каждого человека, работающего в организации, и хранится в ОХС. Папка должна содержать все относящиеся к делу личные данные о человеке: имя, возраст, национальность, дату приёма на работу, адрес (если он отличается от адреса организации), ближайших родственников, номер карточки социального страхования, результаты тестов, предыдущее образование, уровень кейса, уровень обучения, название поста, названия прежних постов с указанием времени, когда он их занимал, записи о производстве на посту (постах), дату прекращения работы, копии всех тестов и любые другие относящиеся к делу данные.

One gets some terminals, gets them some lines, gets the channels of command and echelon worked out, gets in strategic planning and with that one can achieve some coordination.

Копии контрактов, соглашений или юридических документов, имеющих отношение к данному человеку, подшиваются в папку штатного сотрудника. Оригиналы подобных бумаг хранятся в файлах ценных документов.

But it is necessary to be able to conceive of purpose (which, in target policy, becomes objectives). And it is necessary to be able to write targets that will accomplish that objective or that purpose. To get the targets done one needs lines and terminals there. And to have lines and terminals, of course, one has to have an org board.

Папка штатного сотрудника используется для продвижения и любой необходимой реорганизации, и поэтому она должна содержать всё, что проливает свет на эффективность, неэффективность или характер сотрудника.

SIMPLE. But VITALLY IMPORTANT.

Папки штатных сотрудников хранятся в ОХС по отделениям и отделам. Данные о каждом сотруднике подшиты в отдельные папки, хранящиеся в алфавитном порядке и разложенные по отделениям. Папки штатных сотрудников должны подразделяться на две категории:

In laying out these tools we are laying out the fundamentals of organization as that, most definitely, is what these tools are. And these tools will give one an organization. Without them, you don’t have an organization; you have a mob. And if one cannot figure out purpose or objectives or write targets and telexes and get hatting done and hats worn they’ll just keep on being a mob. But correct use of just this basic list of management tools can turn a mob into a producing organization!

1) сотрудники, работающие в настоящее время, и

2) бывшие сотрудники.

A fast, instant-hat type of checksheet called Exec Status One is being provided to swiftly train execs and managers at all levels on these tools.

18. ЭТИЧЕСКИЕ ФАЙЛЫ: ЭТИЧЕСКИЙ ФАЙЛ хранится в ОХС на каждого штатного сотрудника. Эта папка содержит полную этическую документацию: этические доклады, доклады-уведомления, благодарности, а также копии документов о любых действиях по правосудию, предпринятых по отношению к человеку, таких, как суды этики или комитеты по расследованиям, и их результатах.

This is not a substitute for an OEC or FEBC. But it is vital that an exec starts using these tools right now, instantly and at once yesterday, if he considers himself an executive or is in a position of handling an organization of any type, size or kind. Because if he doesn’t use these tools, he’s going to lay an egg.

Весь фокус работы секции этики на самом деле заключается в подшивании докладов в файлы. Файлы выполняют 90 процентов работы. Если терпеливо подшивать в папки этические доклады (на каждого штатного сотрудника составляется одна папка), одна из них в конце концов станет толстой. Когда один из файлов растолстеет, созовите на этого человека суд этики, и его область деятельности станет спокойной.

19. ФАЙЛЫ: ФАЙЛ, по определению, – это полное и упорядоченное хранилище данных, доступное для немедленного использования. Поскольку ФАЙЛЫ представляют собой жизненно необходимый метод ведения дел, ЧРЕЗВЫЧАЙНО ВАЖНО, чтобы ВСЁ ТЩАТЕЛЬНО ПОДШИВАЛОСЬ В ФАЙЛЫ. Частица, не подшитая в файл, может быть навсегда утеряна. Недостающая бумага может привести к неправильным результатам всей проведённой оценки или же может расстроить продажу. Как в интересах простоты работы, так и с финансовой точки зрения файлы должны содержаться в порядке.

Once the exec has passed this first checksheet, Exec Status One, it’s an ethics offense to fail to use these tools properly. One would handle a first or second offense with cramming, but after that it’s a Court of Ethics and, in the case of a person having trained on these tools continuing to misapply or not apply these tools, it becomes a matter for a Comm Ev.

20. СЕРИЯ «ДАННЫЕ»: Инструмент для обнаружения причин. Административная технология, описанная в этих инструктивных письмах, применяется, чтобы найти то, что логично, путём выискивания того, что нелогично, и использования найденного для раскрытия наиболее значительной неправильности, после устранения которой ситуация разрешается.

О каждом из этих инструментов существует значительно больше данных. Они содержатся в инструктивных письмах, в томах КРО и томах серии «Управление», и среди них нет таких, которые были бы сложными или трудными для понимания.

1. First, an executive or manager must know that actual TOOLS EXIST for his use in managing.

Цель этого инструктивного письма – просто сообщить руководителю о том,

2. Second, he needs to know WHAT his tools are.

что данные инструменты являются его инструментами – его самыми основными инструментами управления. А также о том, что они предназначены для ИСПОЛЬЗОВАНИЯ и что для него ЖИЗНЕННО ВАЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ их.

3. Third, he must realize that these tools are SIMPLE but VITALLY, VITALLY IMPORTANT, that they are for USE and he must USE THEM.

Почему? Потому что использование этих простых, основных инструментов определяет, будет ли организация, терпеть поражение или процветать.

А мы хотим, чтобы организации процветали!

Пересмотрено при содействии Отдела технических исследований и компиляций ЛРХ

[Note: This issue was added just as the book was about to go to press and after the subject index was completely typeset. Thus index entries from this issue do not appear in the main subject index. However, a supplementary subject index has been added on page 731.]